كم من الوقت يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب؟

بموجب القانون الاتحادي للولايات المتحدة، يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب لموظفيهم أو الموظفين السابقين لفترة معينة من الزمن. ومع ذلك، يختلف مقدار الوقت وفقا للنظام الأساسي الذي تشير إليه، والذي يمكن أن يعرف متى يحافظ على سجلات الموظفين مربكة. من خلال الأخذ في الاعتبار الحدود الزمنية المطلوبة بموجب كل قانون فضلا عن السجلات المتعلقة بكشوف المرتبات النظام الأساسي يريد منك الاحتفاظ ولماذا، يمكنك بسهولة أكبر تطوير نظام يحتفظ بسجلات الرواتب طالما يتطلب القانون.

>

فيديو اليوم

التعريف

سجلات الرواتب هي عموما أي سجلات تتعلق بالساعات التي يعمل بها الموظف والأجور المدفوعة له، وفقا لوزارة الخارجية الأمريكية من العمل. وبموجب قانون معايير العمل العادلة، تشمل سجلات كشوف المرتبات معلومات عن الساعة واليوم الذي يبدأ فيه كل أسبوع عمل؛ وعدد ساعات العمل في كل يوم عمل وكل أسبوع عمل؛ المبلغ الإجمالي الذي حصل عليه الموظف ساعات العمل غير العمل الإضافي؛ الأجر المعتاد للساعة عن أي أسبوع عمل فيه الموظف الإضافي. مجموع الأجر الإضافي عن كل أسبوع عمل؛ مبالغ أي إضافات أو خصومات على أجر الموظف كل أسبوع؛ المبلغ الإجمالي المدفوع عن كل فترة دفع؛ والتواريخ التي تغطيها كل فترة أجر، وفقا لوزارة العمل الأمريكية. وينبغي وضع علامة على هذه المعلومات بالمعلومات الشخصية للموظف، بما في ذلك الاسم والعنوان والمهنة والجنس. إذا كان الموظف أقل من 19 سنة، ويشمل أيضا تاريخ ميلاده.

القوانين المعمول بها

اعتبارا من عام 2010، هناك قانونان اتحاديان فقط يتطلبان من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب لأي فترة زمنية، وفقا لوزارة العمل الأمريكية ولجنة تكافؤ فرص العمل في الولايات المتحدة، أو جنة تكافؤ فرص العمل. وهذان القانونان هما قانون معايير العمل العادلة وقانون التمييز على أساس السن في الاستخدام. بالنسبة إلى فلسا و أديا، يجب أن تبقى معظم سجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات، وفقا لوزارة العمل الأمريكية ولجنة تكافؤ فرص العمل. على الرغم من أن فلسا يسمح لأرباب العمل بتجاهل بعض سجلات الرواتب التكميلية، بما في ذلك جداول الأجور، بعد عامين، يتطلب قانون أديا من أرباب العمل الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة ثلاث سنوات.

>

تنسيق

لا يتطلب قانون أديا من أرباب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب بأي شكل معين، ما دامت السجلات متاحة عندما تطلبها لجنة تكافؤ فرص العمل وفقا للجنة تكافؤ فرص العمل. وقالت وزارة العمل الامريكية ان فلسا لا تتطلب استخدام الساعات الزمنية لتتبع ساعات العمل. كما أن القانون لا يتطلب الاحتفاظ بسجلات في شكل معين. ومع ذلك، وفقا لوزارة العمل الأمريكية، لا ينبغي استخدام الميكروفيلم أو الشريط المثقوب ما لم يكن لدى صاحب العمل أيضا المعدات اللازمة لجعل هذه الأشكال سهلة القراءة.

وظيفة

الغرض من الحفاظ على سجلات الرواتب للموظفين بموجب قانون معايير العمل العادلة هو حماية حقوق الموظف في الأجر العادل، وفقا لوزارة العمل الأمريكية، بما في ذلك حق العمال المغطاة، غير المجهولين إلى الحد الأدنى للأجور وأجر العمل الإضافي. ويمكن أيضا استخدام السجلات لضمان عدم استخدام رب العمل لأطفال صغار السن للعمل بشكل قانوني ولا يستخدمون الأطفال الذين قد يعملون بصورة قانونية لعدد غير قانوني من الساعات. ويهدف الاحتفاظ بسجلات بموجب قانون التمييز على أساس السن في العمل إلى ضمان أن الموظف الذي يكتشف أنه قد يكون قد تعرض للتمييز بسبب سنه قادر على العثور على المعلومات اللازمة لإثبات أو دحض مطالبتها، وفقا للجنة تكافؤ فرص العمل.

اعتبارات

بموجب قانون فلسا و أديا، يتم الاحتفاظ بسجلات الرواتب عموما لمدة ثلاث سنوات بعد تاريخ انتهاء خدمة الموظف، وفقا للجنة تكافؤ فرص العمل. قد يتطلب قانون أديا، فلسا، وغيرها من القوانين أن يحتفظ صاحب العمل بأجزاء مختلفة من ملف الموظف لفترات زمنية مختلفة. على سبيل المثال، في حين أن قانون أديا يتطلب الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات، فإنه يتطلب معلومات أساسية عن الموظف أن تبقى سنة واحدة فقط، وفقا للجنة تكافؤ فرص العمل. لضمان استيفاء عملك لجميع متطلبات الاحتفاظ بسجلاته، استشر محام مؤهل قانون العمل.